Las mejores herramientas para gestionar mi negocio online

Ahora que llevo más de dos años con Visual Bloom y que he experimentado bastante a lo largo de este tiempo, me siento un poco más cómoda compartiendo mis experiencias. Sé que cada año tendré nuevos aprendizajes porque es inevitable (y además está muy bien), pero siento que estoy ya en un punto en el que realmente puedo darle información valiosa a alguien que apenas está empezando o está pensando en empezar con un negocio propio.

Así que hoy traigo este post en el que compartiré las herramientas que considero esenciales en la gestión interna de mi negocio, y en otro post hablaré de las que uso para la creación de contenido.

Algunas de estas apps tienen mi enlace de afiliada porque las recomiendo honestamente. 

---

Mi filosofía de gestión minimalista

Antes de saltar a hablar de las herramientas quiero hablar un poco de cómo yo he decidido organizarme y por qué, pues cada persona es única y lo que me funciona a mí no le va a funcionar a todo el mundo... aunque sí creo que el análisis que hay detrás de las decisiones que yo he tomado puede servir como punto de partida.

Aprende a identificar lo que te funciona y lo que no

Emprender es un aprendizaje, no solo en cuestiones de negocios, sino también en cuestiones personales. Durante estos más de dos años yo he ido aprendiendo a conocerme mejor, a experimentar como realmente soy más productiva escuchando los ritmos particulares de mi cuerpo (que no son los mismos para todo el mundo), y aprendiendo a identificar las cosas que me agotan mentalmente o me generan ansiedad.

Una de las cosas que he aprendido es que soy PAS (persona altamente sensible), y esto me ha servido para comprender por qué ciertas sobrecargas cognitivas me generan ansiedad y -muy importante- que realmente no hay mucho que pueda hacer al respecto. Es una característica que tengo grabada en mi ADN, tan inmutable como el color de mis ojos. ¿Y qué tiene que ver esto con la gestión de mi negocio y las herramientas que utilizo? Pues que soy una persona muy curiosa, me gusta probar y experimentar cosas nueva: herramienta que conozco, herramienta que quiero probar. Y aunque esto me ha servido para experimentar y quedarme al final con la app que sé que mejor me funciona, muchas veces el resultado era que tenía tropecientas cuentas diferentes en apps diferentes, y usaba diez cosas diferentes para lo mismo.

¿Resultado? Era tremendamente ineficiente, mis procesos estaban fragmentados y dispersos, y tenía que invertir más tiempo de la cuenta en probar y configurar las apps. Y, al final, me estresaba porque sentía que se me iba demasiado tiempo en las tareas de gestión... aunque el realidad el tiempo y la energía mental se me iba en la gestión de todas las herramientas, más que la gestión administrativa como tal.

Cómo decido qué herramientas necesito

Como ya sé que tener muchas cosas dándome vueltas termina abrumándome, he aprendido a ser estricta con esto de probar herramientas de trabajo. Con la experiencia acumulada, he ido optimizando mis procesos y he ido buscando la forma de gestionar mi trabajo con la menor cantidad de herramientas posibles:

1. El primer paso es tener procesos de trabajo claros, tanto los que son completamente internos como los que implican establecer una relación de trabajo con un cliente, por ejemplo. Una vez que tengo un proceso claro es mucho más sencillo definir qué partes puedo automatizar parcial o totalmente, o en qué aspectos una herramienta realmente me simplificaría el trabajo o me ayudaría a mantenerme organizada.

2. Cuando he definido qué tipo de herramienta puedo necesitar, pues entonces le dedico unos días a probar todas las opciones que me parecen interesantes. Eso sí, cuando finalmente me decido por una, pues ya está. Elimino las demás y solo me quedo con la escogida. Esto también hace que busque herramientas integrales, que cubran la mayor cantidad de necesidades posibles.

3. Un último detalle es que trato, siempre que puedo, de buscar alternativas gratuitas o con un coste reducido, aunque esto no es absoluto. Lo que yo hago siempre es preguntarme: ¿el costo de la herramienta X me compensa el tiempo y el espacio mental que me va a ahorrar? Si la respuesta es sí, entonces la pago.

Entonces, la gestión de mi negocio es minimalista en el sentido de que utilizo solo las que me resultan completamente necesarias y cumplen una función importante… no me gusta usar herramientas por usarlas, ni mucho menos pagar por más herramientas de las que necesito.

Ahora bien… ¿cuáles son las herramientas que para mí son esenciales?

1. Hellosign

Esta es la herramienta que utilizo para firmar todos mis contratos de servicios. Tiene plan gratuito y plan de pago, pero a mí con el gratuito me es suficiente porque la cantidad de contratos que firmo al mes es pequeña. Hellosign tiene la ventaja de que puedes añadir diferentes campos de información que los clientes deben rellenar para firmar (no solo la firma) y que el sistema cuenta con toda la tecnología de firma electrónica necesaria para que estos contratos tengan validez legal. 

2. Asana

Asana es un pilar super importante en mi sistema de gestión de proyectos de clientes. Aunque por lo general solo trabajo en dos o tres proyectos a la vez, cuando se suman los proyectos que ya están reservados para los meses siguientes puede volverse un poco caótico manejarlos todos. Con Asana, cada cliente tiene acceso a su proyecto de diseño, y ahí está organizado todo el calendario de trabajo, las tareas mías y de mi cliente, las fechas de entrega, los accesos a los archivos... ¡todo! 

Es muy cómodo y ayuda a que tanto mis clientes como yo nos mantengamos organizados y ubicados en el estado del proyecto. Algunos clientes incluso me han dicho que después de probar esta app conmigo se han decidido a incorporarla a sus herramientas de gestión de otros proyectos.

Asana también tiene un plan gratuito y otro de pago que, aunque tiene funcionalidades interesantes, nunca me he decido a probar porque con la versión gratuita me va bien. 

3. AND CO

Otro elemento importante en mis proyectos con clientes es la gestión de los pagos, y para esto uso AND CO. 

Mis servicios se pagan en partes (de dos a cuatro pagos, dependiendo del proyecto) y si no tuviera una herramienta que me ayudara a llevar un registro de los pagos de cada cliente y calcular cuánto me ha pagado, cuánto le falta, si ha habido algún cargo adicional, etc. me volvería loca. Hay quien se maneja muy bien con una tabla de Excel y ya está, pero la verdad es que ese no es mi caso; además de que con una tabla entonces hay que hacer manualmente las facturas y ya eso es demasiada inversión de tiempo y energía para mí.

Con AND CO también puedo gestionar otros aspectos de cada proyecto, no solo los pagos:

• puedo configurar diferentes esquemas de cobro,

• hacer un seguimiento del tiempo invertido en cada tarea del proyecto,

• generar balances de ingresos y gastos,

• crear presupuestos y hasta firmar contratos (aunque yo esta última opción no la uso porque prefiero HelloSign).

Además, y esto es muy importante para las facturas por ejemplo, está disponible en español.

Yo he probado otras apps como HelloBonsai y Freshbooks, pero ninguna me ha gustado tanto como AND CO. Bonsai realmente me gustó mucho, incluso más que AND CO en algunas cosas, pero solo está disponible en inglés, y yo necesito que mis facturas y mis cotizaciones estén en español. Freshbooks sí está en español, pero es solo para facturar… no se puede integrar realmente un proyecto a una serie de facturas, o varios proyectos a un cliente (al menos no como lo hago con AND CO), y en resumen después de usarla un par de meses la cancelé porque no me ofrecía la gestión de clientes+proyectos+facturas de ofrece AND CO.

AND CO tiene un plan gratuito y otro de pago, y en este caso sí que lo pago con mucho gusto porque me facilita la vida inmensamente. Y, si te suscribes con mi enlace, nos regalan a las dos un crédito de 20 USD.

4. Transferwise

El 90% de mis clientes están en España, y yo estoy en México, con lo cual necesito una herramienta fiable para recibir los pagos de mis servicios. Yo antes utilizaba PayPal, pero el problema es que cobra unas comisiones altísimas por este tipo de transferencias…en mi caso llegaban al 5%, que siempre asumía yo, además de que le cobraba una tasa de cambio un poco alta también a mis clientes, ya que ellos pagaban con Euros pero yo hacía el cobro en Pesos Mexicanos. En conclusión, con PayPal, tanto mis clientes como yo perdíamos dinero en cada transacción.

Pero desde que descubrí Transferwise estoy en el cielo. Transferwise también cobra comisiones por transacción, pero son minúsculas. Para empezar, a través de la plataforma me puedo crear una cuenta bancaria virtual en Euros, con lo cual mis clientes me hacen un depósito en Euros sin que les cueste casi nada (solo lo que les cobre su banco por la transferencia). Después yo transfiero esos Euros a mi cuenta en México, con una tasa de cambio muy justa,  y hasta ahora las comisiones que he tenido que pagar por cada transacción no ha llegado al 1%. Es impresionante.

Como dije, estoy muy contenta con esta plataforma (se lo debo a mi roomie que también es autónoma y, como yo, tiene clientes fuera de México), y ahora no paro de recomendarla a todo el mundo. Y si usas mi enlace para crearte una cuenta en Transferwise, nos dan a las dos un crédito.

5. Squarespace

Squarespace es la plataforma en la que está montada y alojada mi web y, aunque hablaré más de ella en el post de herramientas para la gestión de contenidos, no puedo dejar de mencionarla aquí. Una web que funcione bien y ayude a captar nuevos clientes es fundamental para un negocio como el mío, y Squarespace me hace la vida muy, muy fácil en este sentido.

Muchas personas la descartan cuando ven que es una plataforma de pago, pero después de casi tres años usándola para mi web y de crear varias webs de clientes puedo decir que vale cada peso. Si quieres saber por qué me parece tan genial puedes revisar mis posts sobre Squarespace, especialmente el que explico por qué considero que es ideal para emprendedoras minimalistas.

Como dije, Squarespace es de pago y puedes consultar aquí los diferentes planes que tiene (yo recomiendo el plan Business, aunque si estás empezando puede servirte también el plan Personal). Y, si en algún momento te decides a trabajar conmigo en el diseño de tu web, te puedo ofrecer un 20% de descuento en tu primera anualidad.

6. Acuity Scheduling

Esta es la herramienta que utilizo para que mis clientes o posibles clientes reserven llamadas conmigo (puedes ver un ejemplo aquí). Es súper cómodo porque tengo configurados mis horarios disponibles para cada día de la semana, y la herramienta se ajusta automáticamente al huso horario de la persona que hace la reserva. Cuando la reserva está hecha, nos llegan tanto al cliente como a mí un correo con los datos de fecha y hora (a cada quién con la hora de su país), y a mí se me añade automáticamente un evento en mi calendario de Google. Es una de las automatizaciones más útiles que tengo implementadas y, aunque hay otro servicio muy parecido que se llama Calendly (y que funciona muy bien), yo me he quedado con Acuity porque está integrado a Squarespace.

Acuity tiene una versión gratuita y varios planes de pago, y yo uso uno de estos que está incluido en mi plan de Squarespace.

7. Suite de Google

La última herramienta que utilizo (o grupo de herramientas realmente) es la Suite de Google. Esta es de pago solamente, pero por un precio muy accesible tengo: correo personalizado con mi dominio, una cuenta de Google Drive exclusiva de Visual Bloom con todas las herramientas de ofimática que incluye (Google Docs es la que yo más uso), calendario de Google y Formularios que uso con todos los proyectos de diseño. Esto para mí es super útil porque puedo compartir documentos y carpetas con clientes para gestionar todos los archivos de un proyecto de diseño.

* * *

Y estas son las herramientas que uso para gestionar la administración de Visual Bloom y los proyectos de clientes. Si quieres que haga un post sobre alguna en particular, o tienes recomendaciones, cuéntalo en los comentarios y me pongo manos a la obra.